Evropska unija namenja precej finančnih sredstev za različne projekte. Ta sredstva so namenjena naložbam na različnih področjih, kot so trajnostni gospodarski razvoj, dostojno delo, raziskave in razvoj, inovacije, kultura in varstvo okolja. V proračunu EU za sedemletno obdobje  (2014-2020) je predvidenih 960 mrd EUR.

Delitev evropskega finančnega sklada

Sklade EU lahko v grobem razdelimo v tri skupine:

  • strukturni in investicijski skladi,
  • programi in pobude ter
  • skladi za tretje države.

Medtem ko se prvi dve vrsti skladov dodeljujeta interno znotraj EU, je tretja skupina skladov namenjena ukrepom zunaj EU.

Nas najbolj zanimata prvi dve skupini, ki pokrivajo sredstva namenjena podpori EU. Ločimo lahko med dvema vrstama subvencij:

  • akcijske subvencije z omejenim časovnim okvirom, v katerem se izvedejo konkretne predlagane dejavnosti, in
  • operativne subvencije, ki nudijo finančno podporo rednemu delu in dejavnostim organizacije.

Poleg tega institucije EU oddajajo javna naročila, ki se dodelijo na podlagi pozivov k oddaji ponudb za nakup storitev, blaga ali gradenj, ki zagotavljajo delovanje evropskih institucij in njihovih programov.

Navsezadnje obstaja tudi več drugih vrst financiranja z evropskimi sredstvi, kot so neposredne subvencije ali posredno financiranje preko posrednika v obliki posojil, tveganega kapitala, zagonskega financiranja, subvencij itd.

 

1. KORAK: Začetni razmislek

V prvem koraku priprave osnutka projekta še enkrat dobro preglejte splošne pogoje upravičenosti za sredstva EU. Preverite tudi ravnovesje med stroški in koristmi izvedbe vašega projekta. Splošni predpogoji za izvedbo evropskega projekta običajno vključujejo zadostno strokovno znanje z zadevnega področja in finančno neodvisnost.

Drugi pogoj za financiranje je, da organizacija obstaja že vsaj tri leta in ima na voljo dovolj lastnih sredstev, da lahko zagotovi začetno financiranje projekta.

Ustanovitev podjetja z namenom izvedbe evropskega projekta torej ni mogoče. Finančne spodbude za izvedbo evropskega projekta so zelo odvisne od obsega in upravičenih stroškov posameznega projekta – čim večji je projekt in čim daljše je trajanje projekta, višji so upravičeni stroški dela in materialni stroški. Čeprav so projekti EU zelo priljubljeni med organizacijami, se je potrebno zavedati njihovih precej visokih administrativnih stroškov, kar pogosto povzroča dodatne stroške dela.

Poleg tega mora biti podjetje v primeru zamude s plačilom sposobno z lastnimi sredstvi plačati stroške, dokler ne dobijo povračila s strani EU sklada.

Pri načrtovanju projekta je zelo pomembna izbira pravega programa. Nekateri skladi pokrivajo podobna področja ali se celo prekrivajo pri dejavnostih. Zato se je potrebno pred pripravo projekta zjasniti, ali gre v vašem primeru za ukrepe na regionalni/nacionalni ravni ali se osredotoča na ustvarjanje evropske dodane vrednosti. Načeloma lahko ena projektna zamisel uporabi za pripravo  predloga za obe možnosti. Predloge je potrebno prilagoditi ciljem zastavljenega programa. Nekateri programi zahtevajo tudi sodelovanje evropske partnerske organizacije. Najti zanesljivega in sposobnega partnerja ni lahka naloga.

 

2. KORAK: Od osnutka do projektnega predloga

Drugi korak je priprava osnutka projekta. Osnutek naj bo omejen le na nekaj strani, vsekakor pa mora zajemati naslednje elemente:

  • Naslov projekta,
  • Vlagatelji predloga (lahko je več povezanih partnerjev, potrebno je navesti vodilnega partnerja),
  • Cilji projekta,
  • Načrtovane dejavnosti,
  • Ciljna skupina,
  • Finančni načrt in
  • Kontaktni naslov.

Osnutek nam služi kot dispozicija za končni izdelek. Končni projektni predlog se pripravi ko je objavljen poziva za zbiranje predlogov. Priprava projektnega predloga je precej zamudno, zato je dobro da pri tem sodeluje več sodelavcev.

Oblika predloga ni predpisana, potrebno je le podati vse zahtevane informacije. Večina evropskih programov uporablja spletno vlogo, ki nadomešča pisne vloge. Najpomembnejši del projektnega predloga je opis ukrepov, ki bodo izvedeni in pričakovani rezultati. V primeru, da bo imel predlog premalo inovativnih ukrepov, ali vsebuje ukrepe, ki jih program ne zajema, bo predlog zavrnjen.

Pomemben del predloga je prav tako proračun projekta in delovni načrt. Tako proračun, kot delovni načrt, morata odražati ukrepe in pričakovane rezultate.

Ključni pojmi pri projektnih predlogih:

  • Cilj projekta: merila, da se projekt smatra za uspešno izvedenega. Cilji morajo vsebovati podatke o kakovosti rezultatov v povezavi z načrtovanim časovnim okvirjem in proračunskim načrtom.
  • Projektni ukrepi: so posebni ukrepi, ki se izvedejo v času trajanja projekta, kot so delavnice, izdaja knjige, izobraževalnega gradiva ali učni načrt za nov izobraževalni program.
  • Pričakovani rezultati: rezultati projektnih ukrepov. Lahko so materialne (gradnja cest, izobraževalno gradivo, organizacija konference) ali nematerialne narave (spretnosti vodenja, izmenjava izkušenj, senzibilizacija).
  • Evropska dodana vrednost: na splošno velja, da gre tu za projekte nadnacionalne narave, ki ustvarjajo socialne, kulturne, ekonomske in druge koristi za čim več regij. Zato pomembno vlogo igra razširjanje in obveščanje o rezultatih projekta in najboljših praksah.
  • Trajnost: trajnost je ključna vrednota evropskega financiranja, ki zagotavlja, da se bodo dosežki projekta nadaljevali tudi po zaključku projektnega obdobja brez dodatnega financiranja.

Orodje za pripravo strukture projekta

Zelo koristno orodje za pripravo strukturiranega projekta je pristop logičnega okvira, pogosto okrajšan

kot Logframe. To uradno orodje omogoča shematski prikaz vseh sestavnih delov, potrebnih za dosleden projektni predlog, v eni matrici. Za vsako celico zahteva določene podatke, npr. utemeljitev projekta, kazalniki rezultatov, predpostavke in tveganja. Uporaba Logframa je obvezna za vlogo za sredstva razvojne pomoči EU, njegova uporaba pa se priporoča tudi pri vseh ostalih projektnih predlogih.

Pazite, da boste predlog oddali pred iztekom roka in da vaša vloga vključuje vse zahtevane dokumente. To so osrednji sestavni deli predloga.

 

3. KORAK: Proračun in upravičenost stroškov projekta

Pri finančnem načrtovanju in izračunu proračuna je pri upravičenosti stroškov treba upoštevati nekatera splošna pravila za financiranje z evropskimi sredstvi. Stroški priprave projekta običajno niso upravičeni do financiranja z evropskimi sredstvi. Le program vseživljenjskega učenja vključuje

financiranje pripravljalnih sestankov projektnih partnerjev.

Vsi stroški, povezani z izvedbo določenega projekta, kot so nakup opreme, pisarniškega materiala, najem objektov, stroški zavarovanja in stroški komuniciranja so lahko upravičeni kot posredni stroški projekta. Vedeti morate, da se pri nakupu izdelka opravi amortizacija glede na obdobje uporabe in upravičen je le delež stroškov, ki se nanaša na obdobje uporabe.

Stroški dela morajo vključevati vse povezane stroške, tj. ne le bruto osebnega dohodka, ampak tudi

prispevek delodajalca za socialno varnost, dodatne davke in stroške, dopust in posebna plačila. Delo

prostovoljcev ne vpliva na sofinanciranje z evropskimi sredstvi. Še ena vrsta stroškov, ki jih lahko pokrije financiranje z evropskimi sredstvi, so potni stroški, dnevnice za prehrano in namestitev, kakor tudi stroški podizvajalcev, npr. za storitve tolmačenja.

Večina projektnih skladov ne krije 100 % stroškov, ampak sofinancira določen delež. Najvišji delež

sofinanciranja, kakor tudi natančnejša pravila glede upravičenosti stroškov, so opredeljeni v posameznih pozivih za zbiranje predlogov.

 

4. KORAK: pridobivanje informacij o razpisih EU

Najpomembnejša spletna stran za pozive za zbiranje ponudb je TED (Tenders Electronic Daily). Vsebuje podatke o vseh razpisnih dokumentih EU, dnevno se posodablja z obvestili o javnih naročilih v Evropski uniji in omogoča iskanje razpisov po sektorjih, državah in regijah.

Poleg tega informacije o načrtovanih, odprtih in zaključenih razpisih vsebujejo tudi uradne spletne strani programov ali spletno stran pristojnega generalnega direktorata.

Komisija upravlja osrednjo stran, na kateri boste našli seznam povezav do različnih tematskih področij:

Če želite biti na tekočem z objavami pozivov za zbiranje predlogov se lahko tudi naročite na novice institucij, ki delujejo na vašem interesnem področju. Poleg tega tudi več zasebnih organizacij nudi

strokovne informacijske storitve glede projektnih razpisov EU.

 

Orodje za iskanje partnerjev

Otlas je spletno orodje za iskanje partnerjev za mednarodne projekte na področju mladih. Organizacije

lahko v Otlas vpišejo svoje kontaktne podatke in interesna področja ter objavijo, da iščejo partnerje za

projektne ideje.

Večina uradnih spletnih strani programov financiranja

EU vključuje tudi orodje za iskanje partnerjev.

Npr.: Generalni direktorat za izobraževanje in kulturo nudi možnost iskanja projektnih partnerjev za svoje programe s področja izobraževanja (Erasmus, Comenius itd.):

Iskanje projektnih partnerjev LinkedIn:

Iskanje partnerjev za evropske projekte in mednarodne

projekte na Facebooku:

Celovit pregled informacij o razpisanih finančnih sredstvih evropske unije najdete v Vodniku po finančnih sredstvih EU.

 

Viri: http://www.greens-efa.eu/

Pripravil: Uroš Ledinek