1. Kateri predpisi določajo uporabo vezane knjige računov?
Uporabo vezane knjige računov določa 31. a člen Zakona o davčnem postopku (v nadaljevanju ZDavP-2). Podrobneje je vsebina, oblika in način potrjevanja vezanih knjig računov določena s Pravilnikom o vsebini, obliki in načinu potrjevanja vezane knjige računov (Uradni list RS, št 2/15).
2. Kateri zavezanci morajo izdajati račune iz vezane knjige računov?
V skladu z 31. a členom ZDavP-2 mora vsak zavezanec za davek, ki na podlagi davčnih in drugih predpisov vodi poslovne knjige in evidence ter izda račun pri gotovinskem poslovanju brez uporabe ustreznega računalniškega programa oziroma elektronske naprave v skladu z 38. členom ZDavP-2 (z revizijsko sledjo o izdanih računih), izdati račun iz posebne vezane knjige računov, ki jo pridobi v prosti prodaji, pred njeno uporabo pa jo potrdi davčni organ.
Računi pri gotovinskem poslovanju so računi, izdani za prodajo blaga in storitev, ki so delno ali v celoti plačani z gotovino. Plačilo z gotovino pomeni plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, druge načine plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom ter druge podobne načine plačila.
Vezano knjigo računov mora za izdajo računov pri gotovinskem poslovanju uporabiti tudi vsak zavezanec za davek, ko izdaja računov z uporabo računalniškega programa oziroma elektronske naprave ni mogoča zaradi okvare računalniškega programa ali elektronske naprave oziroma zaradi izpada električne energije.
3. Ali so predpisani kakšni kriteriji kdaj mora zavezanec za izdajo računa pri gotovinskem poslovanju uporabiti elektronsko napravo oziroma računalniški program v skladu z 38. členom in kdaj vezano knjigo računov?
Zavezanec se lahko sam odloči ali bo za izdajo računa pri gotovinskem poslovanju uporabil elektronsko napravo oziroma računalniški program v skladu z 38. členom ali bo uporabil vezano knjigo računov.
4. Kateri so računi pri gotovinskem poslovanju?
Računi pri gotovinskem poslovanju so računi, izdani za prodajo blaga in storitev, ki so delno ali v celoti plačani z gotovino. Plačilo z gotovino pomeni plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, druge načine plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom ter druge podobne načine plačila.
5. Ali moram izdati račun iz vezane knjige računov, če mi kupec računa ne plača z gotovino?
Ne. Račun iz vezane knjige računov je potrebno izdati le v primeru izdaje računov, ki so delno ali v celoti plačani z gotovino. Plačila z gotovino so plačila z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom ter drugimi podobnimi načini plačila.
6. Ali je treba izdati račune iz vezane knjige računov tudi za dobave, za katere je sicer po DDV zakonodaji določena izjema od obveznosti izdajanja računov?
Za dobave, za katere je po 143. členu Pravilnika o izvajanju Zakona o davku na dodano vrednost določena izjema od obveznosti izdajanja računov, ni treba izdati računa iz vezane knjige računov.
Tako se obveznost izdajanja računov ne nanaša na kmete, ki so oproščeni obračunavanja DDV po drugem odstavku 94. člena ZDDV-1, kadar opravljajo dobavo kmetijskih in gozdarskih pridelkov in storitev neposredno končnemu potrošniku (npr. neposredna prodaja na domu, prodaja od vrat do vrat, neposredna prodaja na premičnih stojnicah, na tržnicah) ali za lastno rabo v okviru kmečkega gospodinjstva davčnega zavezanca.
Obveznost izdajanja računov se tudi ne nanaša na prodajo vozovnic, kart in žetonov v potniškem prometu (vlak, avtobus, žičnice); znamk, kolekov, vrednotnic in obrazcev v poštnem prometu; vplačil za udeležbo v igrah na srečo, če se te izvajajo v skladu z zakonom, ki ureja igre na srečo; periodičnega tiska; na prodajo iz avtomatov; na prodajo kartic s kodo za polnjenje predplačniških sistemov mobilnih operaterjev iz bankomatov, GSM-omrežja ter interneta; na prodajo žetonov iz menjalnih avtomatov in promet storitev na teletočkah.
7. Ali je potrebno za izdajanje računov iz naslova opravljanja osebnega dopolnilnega dela uporabljati vezane knjige računov?
Za iz dajanje računov iz naslova opravljanja osebnega dopolnilnega dela zavezancem ni potrebno izdajati računov iz vezane knjige računov, ker gre za zavezance za katere ne obstaja obveznost vodenja poslovnih knjig in evidenc v skladu s prvim in drugim odstavkom 31. člena ZDavP-2.
8. Kdaj je potrebno začeti uporabljati vezane knjige računov?
Vezane knjige računov morajo zavezanci uporabljati od vključno 31. 1. 2015 dalje.
9. Kako dolgo je potrebno hraniti vezano knjigo računov?
Zavezanec mora v vezani knjigi računov hraniti vse izvorne podatke in vse poznejše spremembe izvornih podatkov, če je do takšnih sprememb prišlo, 10 let od dneva izdaje zadnjega računa iz vezane knjige računov.
10. Do kdaj se lahko uporabljajo navadni (nepotrjeni) obrazci paragonskih blokov?
Obstoječe (nepotrjene) obrazce paragonskih blokov lahko zavezanci uporabljajo do vključno 30. 1. 2015.
11. Kakšna je vsebina in oblika vezane knjige računov?
Vezana knjiga računov je sestavljena iz platnic in knjižnega bloka v velikosti 210 x 148 mm (format A5) in vsebuje 3 x 50 samokopirnih listov oziroma 50 setov obrazcev računov. Prva dva lista v setu sta na levem robu perforirana, tretji je brez perforacije. Tretji list v setu po izdaji računa ostane vezan v knjigi. Knjižni blok lahko poleg obrazcev računov, v spodnjem ločenem delu, vsebuje tudi druge podatke. Vezana knjiga računov, ki vsebuje tudi druge podatke, je lahko v velikosti največ 210 x 297 mm (format A4) in mora v zvezi z obrazci računov izpolnjevati zahteve iz pravilnika.
Vsaka vezana knjiga računov ima enkratno serijsko številko. Serijska številka vezane knjige računov je odtisnjena v spodnjem desnem kotu na vsakem obrazcu računa v knjižnem bloku.
Serijska številka vezane knjige računov je sestavljena iz identifikacijske oznake izdajatelja in zaporedne številke vezane knjige računov. Identifikacijska oznaka izdajatelja in zaporedna številka knjige računov sta med seboj ločeni z vezajem. Serijska številka vezane knjige računov se ne sme ponoviti.
Identifikacijska oznaka izdajatelja vezane knjige računov je sestavljena iz niza štirih znakov. Posamezni znak v nizu je lahko številka ali črka. Zaporedna številka vezane knjige računov je sedemmestna številka in pomeni zaporedno številko posamezne izdane vezane knjige računov.
Na vsakem listu v knjižnem bloku je v levem spodnjem kotu odtisnjena zaporedna številka posameznega obrazca računa (posameznega seta obrazca računa), in sicer od 01 do 50.
Izvirnik in dve kopiji obrazca imajo enako zaporedno številko.
V spodnjem delu obrazcev so lahko odtisnjeni podatki o izdajatelju vezane knjige računov. Podatki morajo biti navedeni tako, da je serijska številka vezane knjige računov jasno razvidna.
Obrazec računov v vezani knjigi računov vsebuje prazno polje v zgornjem desnem kotu in prazno polje za vpis drugih podatkov v spodnjem delu obrazca za vpis podatkov, ki niso obvezni podatki na računu v skladu s predpisi, ki urejajo davek na dodano vrednost. Navedeno pomeni, da mora zavezanec za davek zagotoviti, da so na izdanem računu navedeni tudi podatki, določeni z drugimi predpisi, ki urejajo obvezne sestavine računa. Zavezanec za davek, ki je oproščen obračunavanja DDV po 94. členu ZDDV-1, torej mali davčni zavezanec, ki ni identificiran za namene DDV, na računu ne sme izkazati DDV (ne izpolni polja stopnja DDV, znesek DDV in vrednost z DDV).
Na platnicah vezane knjige računov je odtisnjeno besedilo »Vezana knjiga računov«. Na platnicah vezane knjige računov je odtisnjeno tudi naslednje besedilo s prostorom za vpis podatkov:
»Blok št.:___________«;
»Leto: __________«;
»Od ______________ do _______________«.
Na platnicah so lahko odtisnjeni tudi podatki o izdajatelju vezane knjige računov in drugi podatki, ki jih vsebuje vezana knjiga računov v skladu s četrtim odstavkom 3. člena pravilnika.
Obrazci računov v vezani knjigi računov so tiskani v enobarvnem tisku. Prvi list v setu (original) je v modro zeleni barvi (barva 3135 U po barvni lestvici Pantone), drugi in tretji list v setu (kopije) sta v sivo rjavi barvi (barva 437 U po barvni lestvici Pantone).
Vzorec obrazca računa iz vezane knjige računov
12. Kje in kdaj bo možno nabaviti vezano knjigo računov?
Vezane knjige računov bodo na razpolago v knjigarnah, predvidoma zadnji teden meseca januarja 2015.
13. Kdaj mora zavezanec potrditi vezano knjigo računov pri finančni upravi?
Zavezanec za davek mora vezano knjigo računov pri finančni upravi potrditi pred prvo izdajo računa iz vezane knjige računov.
14. Na kakšen način zavezanec potrdi vezano knjigo računov pri finančni upravi?
Zavezanci za davek, za katere je predpisano vlaganje davčnih obračunov, napovedi in drugih vlog oziroma obrazcev elektronsko, preko portala eDavki, morajo vezano knjigo računov potrditi elektronsko preko portala eDavki z vpisom serijske številke vezane knjige računov.
Ostali zavezanci za davek vezano knjigo računov predložijo v potrditev osebno na finančnem uradu ali elektronsko preko portala eDavki.
15. Ali lahko izdajam račune pri gotovinskem poslovanju s pomočjo programskega paketa Word oziroma Excel?
Ne. V tem primeru je potrebno izdati račun iz vezane knjige računov ali uporabiti računalniški program oziroma elektronsko napravo v skladu z 38. členom ZDavP-2 (z revizijsko sledjo o izdanih računih). Word oziroma Excel (brez dodatnega programiranja) ne omogočata izdaje računa v skladu z 38. členom ZDavP-2. V primeru, da je Wordu
oziroma Excelu narejena aplikacija, ki omogoča vodenje revizijske sledi o izdanih računih v skladu z 38. členom ZDavP-2 pa je za izdajo računov možno uporabiti tudi Word ali Excel.
16. Določenega imam pooblaščenca za poslovanje preko eDavkov, ki ima splošno pooblastilo za poslovanje s FURS. Ali bo to pooblastilo zajemalo tudi potrjevanje vezanih knjig računov?
Da. Splošno pooblastilo na eDavkih bo zajemalo tudi potrjevanje vezanih knjig računov.
17. Kakšne so sankcije, če računa ne izdam iz vezane knjige računov?
V primeru izdaje računa v nasprotju s prvim odstavkom 31.a člena ali nezagotovitve hrambe izvornih podatkov in vseh poznejših sprememb izvornih podatkov v vezani knjigi računov, če je do takšnih sprememb prišlo (četrti odstavek 31.a člena ZDavP-2), se globo od 3.000 do 10.000 eurov sankcionira za prekršek posameznik, z globo od 20.000 do 70.000 eurov se kaznuje za prekršek samostojni podjetnik posameznik ali posameznik, ki samostojno opravlja dejavnost, z globo od 50.000 do 150.000 eurov se kaznuje za prekršek pravna oseba, če pa se pravna oseba po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za srednjo ali veliko gospodarsko družbo, pa se za prekršek kaznuje z globo od 70.000 do 250.000 eurov.
Z globo od 1.500 do 4.000 eurov se za prekršek kaznuje tudi odgovorna oseba samostojnega podjetnika posameznika ali odgovorna oseba posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost. Z globo od 2.000 do 6.000 eurov se za prekršek kaznuje odgovorna oseba pravne osebe, če pa se pravna oseba po zakonu, ki ureja gospodarske družbe, šteje za srednjo ali veliko gospodarsko družbo, se odgovorna oseba pravne osebe za prekrške iz prvega odstavka tega člena kaznuje z globo 4.000 do 10.000 eurov.
18. Kdo je lahko izdajatelj oziroma založnik vezane knjige računov?
Ponudba vezanih knjig računov je prepuščena delovanju trga, izdajatelj vezanih knjig računov pa je lahko vsakdo, ki se za to odloči in od finančne uprave predhodno pridobi identifikacijsko oznako za namene izdaje vezanih knjig računov, ter zagotovi, da bo vsebina in oblika vezane knjige računov, ki jo bo ponudil na trgu, skladna z zahtevami 31.a člena ZDavP-2 in Pravilnika o vsebini, obliki in načinu potrjevanja vezane knjige računov. Prav tako morajo izdajatelji pred izdajo nove serije vezanih knjig računov finančni upravi posredovati podatke o serijskih številkah vezanih knjig, ki jih nameravajo izdati.
19. Kako lahko postanem izdajatelj oziroma založnik vezanih knjig računov?
Izdajatelj vezane knjige računov mora pred prvo izdajo vezane knjige računov od finančne uprave pridobiti identifikacijsko oznako izdajatelja. Zahtevek za izdajo identifikacijske oznake predloži izdajatelj pri pristojnem finančnem uradu. Vlogo za izdajo identifikacijske številke izdajatelj posreduje v papirnati obliki ali jo vloži kot lasten dokument preko portala eDavki.
Zahtevku za izdajo identifikacijske oznake izdajatelj predloži vzorec obrazca računa iz vezane knjige računov, ki jo namerava izdati.
Izdajatelj vezane knjige računov mora pred izdajo nove serije vezanih knjig računov pristojnemu finančnemu uradu sporočiti podatke o serijskih številkah vezanih knjig računov, ki jih namerava izdati, ter predvideni datum izdaje. Podatke o serijskih številkah posreduje v obliki od – do.
Podatke izdajatelj posreduje v papirnati obliki ali jih vloži v obliki lastnega dokumenta preko portala eDavki.
Obrazci za izdajatelje in založnike vezanih knjig računov:
Podatki o serijskih številkah vezanih knjig računov, ki se nameravajo izdati
Zahtevek za izdajo identifikacijske oznake izdajatelja vezane knjige računov
20. Ali pri izdajanju računov lahko še naprej uporabljam »stare« paragonske bloke, če računi niso plačani z gotovino, ampak bom prejel plačilo na TRR?
DA, za račune, ki ne bodo plačani z gotovino, ne velja obveznost izdaje iz vezane knjige računov. Pri tem pa poudarjamo, da plačilo z gotovino pomeni plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, druge načine plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, kot tudi plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom ter druge podobne načine plačila.
Iz knjige vezanih računov je treba izdati račun tudi v primeru, če je račun samo delno plačan z gotovino.
21. Pretežno izdajam račune, ki so plačani z gotovino, včasih pa izdam račun tudi za plačilo na TTR. Pri izdaji računov za gotovinsko poslovanje bom moral izdajati račune iz vezane knjige računov. Zanima me, če lahko izdam račun iz vezane knjige računov tudi v primeru, ko bo račun plačan na TRR, ali moram za izdajo računa, ki bo plačan na TRR, imeti ločen »star« paragonski blok?
Tudi račun, ki bo plačan na TRR, lahko zavezanec izda iz vezane knjige računov.
22. Ali račune, ki bodo plačani neposredno na TRR, lahko izdajam preko programov Word oziroma Excel?
Da. Za izdajo računov, ki ne bodo plačani z gotovino, je možno še vedno uporabljati programe Word oziroma Excel. Pri tem poudarjamo, da plačilo z gotovino pomeni plačilo z bankovci in kovanci, ki so v obtoku kot plačilno sredstvo, druge načine plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, kot tudi plačila s plačilno ali kreditno kartico, čekom ter druge podobne načine plačila. Šteje se, da je račun plačan z gotovino, če je v celoti ali delno plačan z gotovino.
23. Ali mora društvo račun za opravljen promet blaga in storitev v okviru opravljanja nepridobitne dejavnost izdati iz vezane knjige računov?
Društvo mora račun za opravljen promet blaga in storitev v okviru opravljanja nepridobitne dejavnosti, ki bo plačan z gotovino, izdati iz vezane knjige računov, druga možnost pa je, da se račun izda preko računalniškega programa oziroma elektronske naprave, ki je v skladu z 38. členom ZDavP-2 (z revizijsko sledjo o izdanih računih).
24. Ali moramo vstopnice za kino-predstave izdajati iz vezane knjige računov?
Pri prodaji vstopnic, ki bodo plačane z gotovino, je treba uporabiti izključno predpisano vezano knjigo računov, druga možnost pa je, da se vstopnice oziroma računi za vstopnice izdajajo preko računalniških programov oziroma elektronskih naprav, ki so v skladu z 38. členom ZDavP-2 (z revizijsko sledjo o izdanih računih).
25. Kaj naj naredim s starimi paragonskimi bloki? Ali jih lahko po 31. januarju še uporabljam ali bodo neveljavni?
Od 31. 1. 2015 dalje lahko zavezanci izdajajo račune pri gotovinskem poslovanju le iz vezanih knjig računov ali preko računalniških programov oziroma elektronskih naprav v skladu z 38. členom Zakona o davčnem postopku (z revizijsko sledjo o izdanih računih).
Stare paragonske bloke lahko uporabite za izdajo računov, ki ne bodo plačani z gotovino.
26. Vezano knjigo računov mora za izdajo računov pri gotovinskem poslovanju uporabiti tudi vsak zavezanec za davek, ko izdaja računov z uporabo računalniških programov oziroma elektronskih naprav ni mogoča zaradi okvare računalniškega programa ali elektronske naprave oziroma zaradi izpada električne energije. Ali to pomeni, da mora vsak zavezanec, ki izdaja račune pri gotovinskem poslovanju imeti za rezervo vsaj eno vezano knjigo računov?
Da. V nasprotnem primeru ob morebitni okvari oziroma nedelovanju elektronske naprave ne more izdajati računov, ki bodo plačani z gotovino.
27. Pri izdaji računa iz vezane knjige računa se zmotim oziroma bo kupec v zadnjem trenutku odstopil od nakupa. Kaj moram v tem primeru narediti z že deloma izpolnjenim oštevilčenim obrazcem računa?
V takšnem primeru obrazec računa ostane v vezani knjigi računov. Zavezanec ga prečrta in na obrazcu računa na kratko opiše razlog za neizdajo računa ter navede datum in podpis.
28. Kaj naj storim v primeru, če kupcu izdam račun preko Worda, misleč, da ga bo plačal z neposrednim nakazilom na transakcijski račun, vendar se nato oglasi pri meni v pisarni in račun plača z gotovino?
V primeru, ko stranka želi plačati račun, ki ste ga izdali v Wordu, z gotovino in ne z nakazilom na vaš transakcijski račun, ste dolžni izdati račun iz vezane knjige računov. S predhodno izdanim računom v Wordu pa ravnate skladno s temeljnimi računovodskimi predpisi (razveljavitev knjižbe – storno računa).
29. Zanima nas pravilno ravnanje v primeru, ko prodajalec pri nakupu blaga izda račun iz vezane knjige računov kupcu kot fizični osebi. Naknadno pa kupec želi spremembo računa, ki naj se glasi na pravno osebo (z navedbo podatkov davčnega zavezanca: ime firme, naslov, ID za DDV …). Ali se v teh primerih lahko opravi sprememba na obstoječem – torej prvotnem računu (finančni del računa sicer ostaja nespremenjen), ali pa mora prodajalec izstaviti kupcu dobropis za prvotni račun in nato izdati nov račun iz vezane knjige računov z navedbo podatkov o pravni osebi?
V primeru, da je bil račun izdan fizični osebi, kupec pa naknadno želi spremembo računa, ki naj se glasi na pravno osebo, je treba ravnati skladno s temeljnimi računovodskimi predpisi (razveljavitev knjižbe – storno računa) in izstaviti nov račun z navedbo podatkov o pravni osebi.
Sprememba na prvotnem računu ni možna.
Vir: FURS